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Coyapuyo Re:Works

30代に突入したITエンジニアが新卒で9年務めたSIer系から転職してみた結果、定時で帰れるようになりました。

Excel以外でも動作する簡易タスクシュートもどきを作ってみた

■デジモノ ■デジモノ-ソフトウェア
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こんにちは、こやぷよ(@coyapuyo)です。

 

先日、自分のために作ったタスク管理ツールの話をしましたが、

今日はそのツールの内容について、シェアしてみたいと思います。

 

www.coyapuyo.com

 

 

 

タスク管理ツール

 

自分はタスク管理があまり得意ではありません。

なんとか、その苦手を手助けしてくれる存在が欲しかった。

 

それをソフトウェアで実現したのが、タスク管理ツールという部類のものです。

 

タスク管理ツールには、有名どころがありますが、

日本での注目どころはやはり「タスクシュート」さんですね。

 

[タスクシュート]

http://shigotano.info/mbr/taskchute2/paypal.php

 

 

タスク管理ツールを自作してみた。

 

でも、タスクシュートさんはExcelでしか動作しないところや、

有料版が職場で買えないとか、高機能すぎて使い方がイメージ出来ない、

とか、困った部分もあったりしたわけです。

 

自分が困っている細かいポイント(痒いところ)をカバーするためには

自分専用に作ってしまった方が早いかな、という思いもありました。

 

という訳で、タスクシュートさんの思想はリスペクトしつつ

自前のタスク管理ツールを作ってしまいました。

(ツールというほどたいしたモノではないですが・・・)

 

 

■コチラで公開してます。↓

 

[Googleスプレッドシート版]

TodaysShute - Google スプレッドシート

 

GoogleDocsのコピーの仕方

各自のGoogleドライブにコピーして使って下さい。

 

[OpenOffice,LibreOfficeでも動作する版]

 VBAマクロ版もあります。

TodaysShute.xls - Google ドライブ

 

 オープンソースで無料のOfficeは以下からダウンロード出来ます。

LibreOffice最新版 | LibreOffice - オフィススイートのルネサンス

 

自作タスク管理「TodaysShute」と、タスクシュートの違い

 

基本的に、タスクシュートさんの方がずっと高機能です。

TodaysShuteはもっと簡易的で(ショボくて)、気軽に使うイメージになっています。

 

動作環境

タスクシュートさんは、EccelとVBAで動作しています。

でも、Excelは持っていない人もいるので、

Excel以外でも動作するようにしました。

 

 

長期的タスク、繰り返しタスク

TaskShuteでは、明日の予定も入力出来ますが、

TodaysShuteでは、基本的に当日やることを記載していきます。

中長期のタスクストックは出来るようにしていきたいのですが、

現状は、今日やる作業の管理に特化していると思ってください。

 

 

残り時間タイマーと、帰宅時間の目途をつけることに重点

 

TodaysShuteでは、このタスクの残り時間をリアルタイムに見せつけくれます。

この脅迫力が、そのタスクを集中して行わせてくれたりします。

 

タスクシュートよりも、ポモドーロ的な要素が強めに入っています。

www.lifehacker.jp

 

僕のようにタスク管理の苦手な人は、たとえ今日のことであっても

一体何時にすべてが完了するのか読めなかったりします。

TodaysShuteでは、今日の個別のタスクを積み上げていくと、

何時に完了しそうなのかが見えてきます。

 

これは、タスクシュートでも同じですが、

この積み上げによって、今日、何時間の余力があるのか、

どの程度までの割り込みなら耐えられるのか、

割り込みの場合は、どこと組み替えるのか、見えるようになってきます。

 

 

 

「TodaysShute」の使い方

 

タスクシュートの使い方の流れはざっくりと以下の感じです。

基本的に、黄色のセル以外は手で編集しません。

 

-----------------------------------------

1.「F4」セルの「開始時刻」に起点の時刻を入力する

 

2.「C7~C107」セルの「内容」に今日のタスクを積む

 

3.「E7~E107」セルの「所要時間」に見積もり時間を入れる

 

4.実際にタスクをこなしながら、完了したものは「C7~C107」セルの状態を「済」にしていく

 

5.「済」のものの「E7~E107」セルの「所要時間」を実績で入力しなおす

 

6.「E7~E107」セルのどこかを選択した状態で、

  「C6」セルの上下ボタンを押すと、タスクの順番が上下に前後出来るので、

  これで順番を組み替えたり調整する

 

7.終わったところまでは実績、未来は予定として常に更新する運用にする

 

8.「I」「J」列は現在は、意味なしなので未使用

--------------------------------------

特に、ポイントは、「5」「7」のところです。

ここが、他のタスク管理とは違う特徴であり、最大の肝かなと思います。

ここが理解出来ないと、このツールがピンと来ないかもしれませんね。

 

 

 

その他にも、僕が思う運用のポイントを以下にメモしておきます。

 

・最初から正確にこの時間を守る、絶対の計画書とは捕らえすぎない

・途中で多少破たんしてもよいのでリスケする

 1日の初めや、前日の終わり、に立てて守るものみたいなだと、
 破綻した時点でまさに破綻して使わなくなる

・仮にこうしたとしたら、この時間になるよ、というちょっと先の未来が見える眼のよ うなものと捉える(厨二病)

 あとはこの軌道に合わせてパンチを置いておけば・・・みたいな"
 仮に1個これだけの時間でやったとしても、全部やったらこれだけの時間になるのか (必要なのか)を見る(見える)

 

・1つのタスクをあまり大きな時間で取らない
 (誤差を小さくする、&作業の漏れを防ぐ)

 会議等は別ですが、30分単位ぐらいまでタスクを砕いた方がいいです。
 何かをするにも、洗い出す30分、何章修正15分とか、分解できると思うので。"

 

・破綻したら、破綻した時点で都度リスケする
・不確定項目が確定したらした時点で、分解してリストにすぐ埋める
・大きく取っていた時間が、細かく分解できるようになったらすぐ埋める

・パソコン等の、プログレスバーやダウンロード時間で「推定残り時間」をリアルタイムで更新しているような感じと似ている

・あるいは、カーナビの目的地までの時間がリアルタイムに変化する、のに似ている

・リスケの繰り返して、最終的に1日終わったときには、計画欄がその日の実績になる。
・ああこれだと今日中には無理だなとか見えてくる、翌日に何個を何時間繰り越すかも見える
・別に1日分全部でなくても、ある特定の作業を分解して見積もりたいときにも使える。
・だんだんと誤差が小さくなり、精度が上がるようになる、(ハズ)

 

 

 

最後に

 

僕は、このツールを使って、業務効率を改善出来た時期があります。

その意味でちゃんと効果はあったし役に立ちました。

 

しかし、途中から使わなくなってしまっていました。

 

このツールが有用であるのは間違いなかったのですが、

弱点があって、

「単純作業や定型作業、見通しの立つには強いけど、

 割り込みや、経験のない作業が増え過ぎると機能しなくなる」

という現象が発生したため、使わなくなってしまいました。

(ツールの性質上、多少の変化には耐性があるのですが、許容を超えていた)

 

当時の案件の環境が、あまりにもカオスだったため、

タスクを見積もれないし、守れないし、増えるし、

このツールをもってしても管理出来なくなってしまったんですね。

 

そういう場合については、別途作戦を考えないといけないのですが、

よほどの状況でなければ、十分に活躍するハズです。

 

一方で、このTodaysShuteで出来ることは、

多分、普通の人なら頭の中で出来る程度のことだと思ったりもします。

でも、出来ない人には出来ないんですよね。

 

しょうもないツールではありますが、

そういう、タスク管理が苦手で困っている人にこそ使ってもらえたらな、と思います。

 

 

個人での改変は自由に行ってもらって構いません。

流用・改変しての公開は、一度ご相談頂けると嬉しいです。

(何故なら、パワーアップするなら自分も使ってみたかったりするので・・・)

 

とはいえ、まだまだ改善の余地はあるツールです。

個人的に思っているツールの改善点は山ほどあるので、

もしも反響があれば引き続き、改造を続けていくかもしれません。

 

 

ではでは。